Naleving

Doel van het Compliance-management van Witzenmann is het aanhouden van de wereldwijd voor de Witzenmann-groep geldende wettelijke bepalingen, de bedrijfsinterne richtlijnen en de ethische basisprincipes van de internationale normen.

Het CMS omvat de gehele Witzenmann-groep. Het is voor de bedrijfsactiviteiten en behoeften van Witzenmann bedoeld en met name gericht op die gebieden, die in het kader van de risico-analyse als voor Witzenmann als relevant zijn aangemerkt. Bijzondere zwaartepunten van de Compliance-werkzaamheden bij Witzenmann zijn mensenrechten en milieubescherming, gegevensbescherming, productconformiteit, kartelrecht, preventie van corruptie, preventie van witwassen en exportcontrole plus sanctiespecificaties.

Gezagsgetrouw, integer en ethisch gedrag zijn de basis van het zakelijk handelen van Witzenmann. Dit is in de Witzenmann-gedragscode (Code of Conduct) vastgelegd.

Het management en de leidinggevenden van Witzenmann zetten zich hier volledig voor in en leven dit de medewerkers voor ("Tone from the Top/Middel").

Medewerkers hebben te allen tijde de mogelijkheid, zich met Compliance-vragen en met aanwijzingen op risico's of onregelmatigheden, tot hun leidinggevende, het management of de Compliance-verantwoordelijke te wenden. Ook hebben alle medewerkers de beschikking over een klokkenluidersregeling, waarbij de medewerkers een bijzonder bescherming genieten.

Compliance is een managementtak voor alle leidinggevenden binnen de onderneming. Door organisatorische maatregelen, met name het voorzien in passende en transparante processen en het beschikbaar stellen van de noodzakelijk resources is gewaarborgd, dat de CMS binnen de gehele Witzenmann-groep wordt ontvouwt.

De verantwoordelijkheid voor het CMS ligt bij de afdeling "Recht und Compliance" van Witzenmann GmbH, die regelmatig en indien nodig direct aan de verantwoordelijke manager rapporteert. De afdeling "Recht und Compliance" ontwikkelt de voor de gehele groep geldende standaarden voor het Compliance Management en adviseert de bedrijfsonderdelen als eerste contactpersoon voor alle Compliance-vragen.

De afdeling "Recht und Compliance" wordt ondersteund door het wereldwijde Compliance-netwerk van de Witzenmann-groep. Voor elke internationale dochterondernemingen is een lokaal Compliance-contactpersoon beschikbaar. Deze ondersteunt het management bij het aanhouden van de regelgeving en het implementeren van het Compliance-management ter plaatse, met name voor wat betreft de implementatie van de groepsbrede standaarden en rekening houden met het geldende lokale recht.

Het uitgangspunt voor het management van Compliance-risico's bij Witzenmann vormen de Compliance-risicoanalyses. In het kader van regelmatige risico-analyses wordt de organisatie regelmatig op Compliance-risico's onderzocht. De geconstateerde risico's worden geregistreerd, geanalyseerd en beoordeeld.

Wanneer bijzondere omstandigheden dat vereisen, wordt de regelmatige Compliance-risicoanalyse met periodieke audits en risicobeoordelingen uitgebreid.

Gebaseerd op de geïdentificeerde Compliance-risico's ontwikkelt en implementeert Witzenmann principes en maatregelen, die het risico van Compliance-overtredingen moeten reduceren. Daartoe behoren:

• De Witzenmann-gedragscodex voor medewerkers,
• de Witzenmann-gedragscodex voor medewerkers,
• onderwerpspecifieke richtlijnen,
• proces-, werk- organisatie-instructies,
• controle zakelijke partners,
• opleidingen, E-learning-programma's en workshops,
• het vertrouwelijke en indien gewenst anonieme klokkenluidersysteem,
• het adviesaanbod omtrent Compliance-vragen.

Witzenmann informeert medewerkers en zakelijke partners via verschillende wegen over de Compliance-standaarden, die bij Witzenmann gelden, onder andere over interne mededelingen van het management en de afdeling "Recht und Compliance", in persoonlijke gesprekken, bij de beantwoording van klantvragen en via publicaties op het intranet en het internet.

De medewerkers van Witzenmann worden regelmatig over de voor hun relevante Compliance-onderwerpen bijgeschoold. Daarbij wordt uitgelegd, hoe men zich in de dagelijkse werkomstandigheden conform de regels en integer kan gedragen. Het op de behoefte afgestemde opleidingsprogramma omvat zowel klassikale als e-learning opleidingen.

In het kader van de regelmatig uitgevoerde risico-analyses wordt de Compliance-inhoud bij persoonlijke gesprekken met functionarissen uit alle relevante bedrijfsonderdelen verklaard. De functionarissen kunnen daarbij Compliance-risico's uit hun onderdelen benoemen en Compliance-experts raadplegen.

Alle medewerkers en organen van Witzenmann hebben bovendien te allen tijde de mogelijkheid, zich door de afdeling "Recht und Compliance" te laten adviseren bij Compliance-vraagstukken. Indien nodig worden gespecialiseerde juridisch adviseurs ingeschakeld.

Witzenmann controleert het CMS continu op werkzaamheid en geschiktheid en op eventueel benodigde aanpassing. Komen er nieuwe juridische voorschriften, veranderen risico's of ontstaan nieuwe risico's, dan wordt het systeem op de nieuwe omstandigheden aangepast. Daarvoor worden maatregelencatalogi en processen ontwikkeld en vervolgens geïmplementeerd.

Conclusies uit de resultaten van de Compliance-risicoanalyses, revisies, opmerkingen van medewerkers en leidinggevenden en eventueel aanwijzingen uit het klokkenluidersysteem worden gebruikt, om het systeem voortdurend verder te ontwikkelen en te verbeteren.